Datenschutz im Zusammenhang mit der Abwicklung der Miet- und Pachtangelegenheiten

Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Abwicklung der Miet- und Pachtangelegenheiten

gemäß Artikel 12 bis 22 und 34 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

1. Kontaktdaten
1.1 Verantwortliche
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Stadt Vetschau/ Spreewald, vertreten durch den Bürgermeister, Schlossstraße 10, 03226 Vetschau/Spreewald, Telefon 035433 777-0, E-Mail stadtverwaltung@vetschau.com, Internet: www.vetschau.de

1.2 Verantwortliche Stelle
Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:

Fachbereich Bau
SG Grundstücks- und Gebäudemanagement
Telefon: 035433 777-61
E-Mail: bau@vetschau.com

1.3 Datenschutzbeauftragte*r
Die Verantwortliche hat eine*n Datenschutzbeauftragte*n gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

Stadt Vetschau/Spreewald,
Datenschutzbeauftragte*r
Telefon: 035433 777-0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@vetschau.com

2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zu nachfolgend benanntem Zweck verarbeitet:

Mietangelegenheiten:
- Abschluss von Mietverträgen
- Erstellung von Betriebskostenabrechnungen
- Gebäudeunterhaltung

Pachtangelegenheiten
- Abschluss von Pachtverträgen

Die Rechtsgrundlagen zur Verarbeitungstätigkeit bilden:

§§ 535 – 597 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

Sofern die Verantwortliche Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeiten möchte, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert

3. Erhebung von Daten bei Dritten
Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person.

Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person ggf. nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

4. Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten, jedoch ist bei Nichtbereitstellung der Vertragsabschluss für einen Miet- bzw. Pachtvertrag nicht möglich.

5. Datenübermittlungen
Der Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person. Die Daten werden an nachfolgende Dritte übermittelt:

Zur Aufgabenerfüllung werden die Daten der betroffenen Person zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs an die Stadtkasse intern übermittelt. Es gelten hier die Informationen unter www.vetschau.de/datenschutz -> Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens.

Banken/Sparkassen erhalten zur Durchführung von Gutschriften und Lastschriften den Namen und Vornamen sowie die Bankverbindung und notwendige Angaben zur Verbuchung beim Empfänger aus dem Verwendungszweck.

Firmen erhalten die Namen und Anschriften der Mieter/ Pächter, um evtl. Arbeiten an den Miet- oder Pachtobjekten durchzuführen.

Ver- und Entsorger bekommen die Namen und Anschriften der Mieter / Pächter, um die Ver- und Entsorgung an den Miet- oder Pachtobjekten durchzuführen.

6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)
Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung.

7. Speicherfristen
Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erreichung des unter Punkt 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben. Dies umfasst folgende Fristen:

- Miet- & Pachtverträge: 30 Jahre nach Beendigung des Miet- bzw. Pachtverhältnisses
- Miet- & Pachtzinsakten: 4 Jahre nach Beendigung des Miet- bzw. Pachtverhältnisses

Gegebenenfalls sind verwaltungsgerichtliche Verfahren zu berücksichtigen.

Die Speicherfristen können sich in individuellen Fällen (z.B. bei vollstreckungsunterbrechenden Maßnahmen, Niederschlagungen) verlängern, insbesondere wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen oder die Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger erforderlich sind.

8. Betroffenenrechte
Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die (ausg. Punkt 8.5) zweckmäßigerweise bei der unter 1.2 benannten Stelle geltend zu machen sind.

8.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung
Jede betroffene Person hat

• neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verantwortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allg. Information,
• nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen,
• den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und
• unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.

8.2 Widerspruch  
Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) lit. e oder f DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.

8.3 Datenübertragbarkeit  
Erfolgt die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person oder zur Erfüllung eines Vertrags, so kann sie die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bei der Stelle unter 1.2 verlangen.

8.4 Widerrufsrecht  
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert.

8.5  Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 - 356 0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

9. Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes
Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.