Datenschutzinformationen bei der Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens
Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Stadt Vetschau/Spreewald im Zusammenhang mit der
Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens
gemäß Artikeln 13 und 14 Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die vorliegende Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten gibt Auskunft über die informationspflichtigen Angaben, die für alle Verarbeitungstätigkeiten der Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens nach der Kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKV) zutreffend sind.
1. Kontaktdaten
1.1 Verantwortliche
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die Stadt Vetschau/Spreewald, vertreten durch den Bürgermeister, Schlossstraße 10, 03226 Vetschau/ Spreewald, Telefon 035433 777-0,
E-Mail stadtverwaltung@vetschau.com, Internet: www.vetschau.de
1.2 Verantwortliche Stelle
Zweckmäßigerweise werden die personenbezogenen Daten durch die nachfolgend bestimmte Stelle innerhalb der Behörde verarbeitet:
Fachbereich Finanzen
Telefon: 035433 777-40
E-Mail: finanzen@vetschau.com
1.3 Datenschutzbeauftragte*r
Die Verantwortliche hat eine*n Datenschutzbeauftragte*n gemäß Art. 37 DSGVO benannt:
Stadt Vetschau/Spreewald,
Datenschutzbeauftragte*r
Telefon: 035433 777-0
E-Mail: datenschutzbeauftragter@vetschau.com
2. Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Haushalts- und Kassenwesens und zur Umsetzung der Anforderungen nach der KomHKV verarbeitet. Voranzustellen ist, dass die Verarbeitungstätigkeit im Zusammenhang mit dem Haushalts- und Kassenwesen im Wesentlichen nachgelagerter Verarbeitungsprozess vorausgehender Verarbeitungstätigkeiten anderer Bereiche ist, für welche die Verantwortliche Aufgabenträgerin ist; es bildet jedoch eine losgelöste Aufgabe und damit einen eigenständigen Zweck im Sinne der DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitungstätigkeiten ergibt sich aus Art. 6 (1) lit c DSGVO i. V. m. § 5 (1) BbgDSG und den nachfolgend benannten Rechtsvorschriften:
2.1. Haushaltswirtschaft
• Bewirtschaftung und Überwachung von Erträgen, Forderungen, sowie Aufwendungen und Auszahlungen (§§ 27, 28 KomHKV)
• Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen (§ 31 KomHKV i. V. m. Fünfter Teil der Abgabenordnung)
2.2. Buchführung
• Buchung von Forderungen und Verbindlichkeiten (Debitoren-/ Kreditorenbuchhaltung), sonstiger Geschäftsvorfälle, Kostenleistungsrechnung (§§ 33, 34 KomHKV)
• Inventar, Inventur (§ 35 KomHKV)
• Belegverwaltung (§§ 34, 37 KomHKV)
2.3. Stadtkasse (einschl. Vollstreckung)
• Durchführung Zahlungsverkehr: Annahme der Einzahlungen und Leistung der Auszahlungen, Verwaltung der Finanzmittel sowie Belegbearbeitung und Zahlungsdokumentation (§ 38 (1) S. 1 KomHKV)
• Mahnung und Beitreibung von Forderungen, einschl. Vollstreckung (§ 38 (1) S. 2 KomHKV i. V. m. §§ 17 (2) und 21 Verwaltungsvollstreckungsgesetz Brandenburg; VwVGBbg); die Vollstreckungsbehörde darf demnach auch ihr bekannte Daten bei der Vollstreckung anderer öffentlich-rechtlicher Geldleistungen verwenden
• Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und Erlass von Nebenforderungen (§ 38 (4) KomHKV)
• Verwahrung von Wertgegenständen (§ 39 (1) KomHKV)
2.4. SEPA-Lastschriftmandate
• Die Abgabe von SEPA-Lastschriftmandaten erfolgt freiwillig. Die damit einhergehende Verarbeitungstätigkeit der erforderlichen personenbezogenen Daten beruht auf der Einwilligung betroffener Personen. Die Rechtsgrundlage bildet Art. 6 (1) lit. a DSGVO.
Sofern die Verantwortliche Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeitet, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.
3. Erhebung von Daten bei Dritten
Grundsätzlich erhebt die Verantwortliche personenbezogene Daten bei der betroffenen Person. Davon abweichend ist die Verantwortliche befugt, personenbezogene Daten bei Dritten zu erheben (Information gem. Art. 14 DSGVO):
• bei Bank-/Kreditinstituten und sonstigen sachdienlichen Stellen/Personen zur Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 (2) KomHKV)
• Auskünfte von Dritten zur Feststellung eines für die Vollstreckung erheblichen Sachverhaltes, wenn die Sachverhaltsaufklärung durch den Vollstreckungsschuldner nicht zum Ziel führt oder keinen Erfolg verspricht (§ 21 (2) VwVGBbg)
Erhebt die Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.
4. Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten ergeben sich aus den Regeln des Zahlungsverkehrs sowie den Haushaltwirtschaftsgrundsätzen, insb. den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (§ 32 (2) KomHKV) und der Belegpflicht (§ 34 (4) KomHKV). Eine Nichtbereitstellung der Daten führt dazu, dass Zahlungen nicht verbucht werden können.
In Zweckerfüllung der Vollstreckungsbehörde ergibt sich die Pflicht zur Bereitstellung von sachdienlichen Hinweisen aus § 21 (2) VwVGBbg und kann bei Nichterfüllung ggf. mit Zwangsmitteln durchgesetzt werden.
5. Empfänger/-kategorien personenbezogener Daten
Die Verantwortliche übermittelt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person.
Personenbezogene Daten, die zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, werden an die Kreditinstitute übermittelt, um die Auszahlungen den Zahlungsempfänger/innen zuordnen zu können. Ferner werden regelmäßig personenbezogene Daten zu Zwecken der Rechnungsprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Oberspreewald-Lausitz verarbeitet (§§ 101 ff. BbgKVerf).
Innerhalb der Organisation der Verantwortlichen erfolgt ein Austausch personenbezogener Daten, um die Zahlungsvorgänge in den erforderlichen Fällen zuzuordnen.
6. Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)
Im Zusammenhang mit den unter Nr. 2 genannten Zwecken erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling). Insbesondere werden die Daten der Zahlungsabwicklung nicht zu Zwecken des Ratings oder sonstigen personenbezogenen Bonitätsprüfungen genutzt.
7. Speicherfristen
Die Verantwortliche wird personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie dies für die Erreichung des unter Nr. 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.
Sofern keine anderweitigen, einzelfallbezogenen oder fachrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelten, speichert die Verantwortliche die Daten gemäß § 37 (2) S. 2 KomHKV zehn Jahre ab dem 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (Art. 5 (1) lit. e i. V. m. Art. 17 (3) lit. b, e DSGVO). Speichert die Verantwortliche personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungsfristen, erfolgt für diese eine Einschränkung der Verarbeitung („Sperrung").
8. Betroffenenrechte
Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die (ausgenommen Punkt 8.5) zweckmäßigerweise bei der unter Punkt 1.2 oder, sofern diese nicht bekannt ist, bei der unter Punkt 1.3 benannten Stelle geltend zu machen sind.
8.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung
Jede betroffene Person hat
a) neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre durch die Verant-wortliche verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allg. Information,
b) nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen,
c) den Anspruch, die Verantwortliche zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und
d) unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSG-VO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.
8.2 Widerspruch
Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) Buchstabe e DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.
8.3 Datenübertragbarkeit
Erfolgt die Verarbeitung mithilfe eines automatisierten Verfahrens auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person, so kann sie die Bereitstellung ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bei der Stelle unter 1.2 verlangen.
8.4 Widerrufsrecht
Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht (bspw. für die Zweckerfüllung nach Nr. 2.4), hat sie das Recht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert. Die bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitungstätigkeiten einschließlich daraus resultierender gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten bleiben rechtmäßig.
8.5 Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de
9. Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes
Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch die Verantwortliche eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Verletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten einer natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt die Verantwortliche die betroffene Person darüber.
